Carrières * En télétravail ou surbooké : réorganisez vos journées avec la loi de Pareto

80 % des problèmes proviennent de seulement 20 % des événements ou des gens que vous rencontrez ? On appelle cette règle « la loi de Pareto » qui est très intéressante à prendre en compte pour améliorer vos journées hyperactives, au cours desquelles vie personnelle et vie professionnelle s’entremêlent. Décryptage et conseil.

La règle de Pareto : définition et origine
De manière générale, 80 % des résultats obtenus sont la résultante de seulement 20 % de vos efforts, 80 % des problèmes proviennent de seulement 20 % des événements ou des gens que vous rencontrez. Cet équilibrage 80-20 a été formalisé par le sociologue et économiste italien Vilfredo Pareto durant les années 1985-1900, sur la base d’une observation concrète. À l’époque, 20 % de la population italienne détient 80 % des richesses (ce n’est plus le cas aujourd’hui, au niveau mondial, le rapport est plutôt de 80 % des richesses à 1 % de la population).

Plus tard, dans les années 50, l’ingénieur chercheur Joseph Juran constatant que les analyses de Vilfredo Pareto s’appliquent également au monde de l’entreprise, s’empare de ces travaux pour fonder le processus de démarche qualité, et par la même occasion, démocratise ce que l’on appelle « Le principe des 80-20 », concept désormais très populaire et appliqué, tant au monde de l’entreprise qu’à la sphère privée.

La règle de Pareto en application
Par exemple avec la règle de Pareto, il est de notoriété publique que :
– 80 % du chiffre d’affaires de votre entreprise provient de 20 % du portefeuille de produits/services
– dans un entrepôt, 20 % des stocks utilisent 80 % de l’espace
– dans un groupe, 20 % des personnes génèrent 80 % des problèmes (ou 80 % des problèmes sont créés par 20 % de l’effectif)
– plus généralement sur Internet, 80 % du trafic mondial est effectué sur 20 % des sites
– dans une journée, 80 % des pertes de productivité sont causées par 20 % des événements rencontrés
– dans votre vie, 80 % des problèmes proviennent de 20 % des événements ou des gens qui vous entourent
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La difficile application de la règle de Pareto
En filigrane, le principe de Pareto est plutôt une bonne nouvelle. 20 % de nos tâches quotidiennes représentent 80 % de rentabilité. Signifiant que 80 % de nos tâches ne rapportent que 20 % de gain. Il suffirait donc de réorganiser vos priorités.
Ce n’est évidemment pas si simple. Les urgences du quotidien vous poussent à gérer votre temps à l’aveuglette ou au fil de l’eau. Il est globalement fréquent de rester focus sur des tâches à faible valeur ajoutée, tout en reportant celles qui nous procureraient un réel gain (la valeur au sens large : pécuniaire, capital bien-être…). En fait, nous sommes nombreux à pratiquer la règle de Pareto à l’envers : 80 % du temps pour seulement 20 % de gain.

La problématique est typique chez l’entrepreneur, notamment chez l’indépendant, qui déplore sa charge liée aux trop nombreuses formalités administratives, par exemple, en lieu et place du temps consacré à la prospection ou à la production.

La vision Pareto pour changer votre quotidien
Pour changer la donne, une bonne pratique consiste donc à adopter une vision Pareto, même si vous ne pouvez pas concrètement l’appliquer au quotidien. Cette vision consiste simplement à créer un planning de priorité en scorant, pour chaque tâche qui vous attend, la charge de travail qu’elle nécessite et la valeur ajoutée qu’elle procure (valeur pécuniaire, bien-être…).
De nos jours où les frontières entre vie privée et vie professionnelle tendent à s’effacer, où les distractions sont quasi permanentes du fait de la numérisation de la société, où le télétravail se répand, le principe de Pareto devient un excellent outil de priorisation de toutes les tâches quotidiennes, professionnelles et personnelles confondues. Le principe de Pareto peut même devenir un argument pour refuser une mission de la part de votre supérieur hiérarchique ou pour pouvoir déléguer certaines tâches à faible valeur ajoutée. Quoi qu’il en soit, il fait aujourd’hui partie des outils clés de la gestion du temps.

Bien sûr dans les faits, 80 % de tous les effets ne proviennent pas exactement de 20 % des causes. La règle de Pareto est une philosophie ou un angle de réflexion plutôt qu’une règle mathématique. Dans l’absolu, il est certain que les grands événements qui nous arrivent, qu’ils soient positifs ou négatifs, sont bien souvent provoqués par des causes parfois infimes. Les grands changements de notre vie sont souvent la résultante de petits ajustements. À méditer !

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